Silicon Software ist weltweit führend in der Entwicklung und Programmierung von Bilderfassungskarten, individuellen OEM-Produkten und Lösungen mit FPGA Vision Prozessoren. Sie sind Spezialisten in der Entwicklung von Realtime-Bildverarbeitung für industrielle Einsatzbereiche.

Die Ausgangssituation

Silicon Software bearbeitet gleichzeitig eine große Zahl an Projekten, die in ihrer Komplexität von kleinen kurzfristigen Anpassungs-Projekten bis hin zu großen mehrjährigen Projekten reichen.

Mit der Zeit wurde es immer schwerer den Überblick zu bewahren. Vor allem bei der Einbeziehung aller Teammitglieder für die Ermittlung der Ressourcenauslastung gab es Probleme. Eine Vorausrechnung war kaum möglich.

Bei neuen Projekten oder Projektanpassungen stand man immer wieder vor der Fragestellung:

  • Wann kann dieses Projekt umgesetzt werden?
  • Wie wirkt sich das auf die bestehenden Projekte aus?

Im aktuellen Projektgeschäft konnten wichtige Erkenntnisse oft nur mit hohem Aufwand beantwortet werden:

  • Welche Projekte laufen jetzt gerade?
  • Was ist der Status jedes einzelnen Projektes?
  • Was sind die nächsten kritischen Aufgaben in jedem Projekt?
  • Wie ist unsere Performance in den laufenden Projekten?

Markus Grebing, Leiter Entwicklung bei SiliconSoftware:

„Die Art und Weise wie Projekte in ProjectWorx schnell und einfach miteinander vergleichbar sind – etwa im GANTT-Plan mit verschiedenen Multiprojektansichten oder die individuellen Dashboards, Auswertungen und Berichte – hat uns überzeugt.

Ganz besonders wichtig war uns die Verbindung und Einbeziehung der Teammitglieder im Projektablauf mit einer transparenten und immer aktuellen Ressourcenplanung, die wir bis dato nicht hatten. Die Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit der Bedienung, vor allem im Vergleich zu anderen Tools, ist bemerkenswert.“

Transparenz im Projektgeschehen – Projekte vergleichbar machen

Beispiel ProjectWorx: Mulitprojektansicht

Diese Multiprojekt-Ansicht wird vom Management sehr geschätzt und hat sich als Diskussionsgrundlage bewährt. Die Gründe dafür sind

  • Abdeckung eines großen Zeitbereichs möglich
  • dennoch kompakte Darstellung mit nur einem Balken als Projekt
  • Bei Bedarf Drilldown in den Projektplan bis zum Arbeitspaket möglich
  • Alle Meilensteine jedes Projekts werden auf dem Hauptbalken verdichtet als wichtige Orientierungspunkte (Sterne) dargestellt

Dashboard Projektliste (Ampelsystem) zeigt Termine/Meilensteine, Kostenvergleich (Soll/Ist), Stundenvergleich (Soll/Ist/Forecast) pro Projekt und Projektleiter an. Dashboard Stundenüberblick stellt die Ist-, Soll-, Forecast- Stunden und Anforderungen pro Projekt im Balkendiagramm dar.

Beispiel Versionsmanagement

Mit dem Abspeichern von Projektplan-Versionen können Änderungen im Projektplan dokumentiert und belegt werden. Die Bestimmung eines Basis-Plans und dessen Vergleich mit dem aktuellen Plan hilft den Bezug nicht zu verlieren.

„Wir können unsere Projekte nun auf sinnvolle Art und Weise miteinander vergleichen“ so Leiter der Entwicklung Markus Grebing. „Die Dashboards und individualisierten Berichte sind dabei für uns wichtige Instrumente, die Auskunft über den Status der Projekte geben.“

Kontrolle über den Einsatz verfügbarer Ressourcen

Durch die wachsende Zahl und Komplexität ihrer Projekte war es für SiliconSoftware besonders wichtig einen Überblick über die Auslastung ALLER an Projekten beteiligten Teammitglieder zu bekommen, sowohl pro Projekt als auch pro Ressource bzw. Team.

ProjectWorx bietet hier die Möglichkeit, sich der Ressourcenthematik aus verschiedenen Blickwinkeln her zu nähern. Einerseits sollen die Stundenanforderungen pro Vorgang eines Projekts erfüllt werden, andererseits muss pro Projektmitglied gewährleistet sein, dass die wöchentliche Kapazitätsgrenze nicht überschritten wird. Auch soll es möglich sein Anforderungen zunächst nur auf Teamkapazitäten zu buchen, und erst in einem späteren Schritt die Stundenanforderungen der Teams detailliert auf einzelne Personen aufzuteilen.

Manuelle Verschiebungen von Stunden werden automatisch von System ausgeglichen, sodass garantiert ist, dass die gesamte Ressourcenplanung in sich stimmig ist. (siehe Ressourcenauslaustung Detail)

ProjectWorx ermöglicht dies durch unterschiedliche Herangehensweisen/Sichten auf die Ressourcenplanung. Z.b. Sicht auf alle Ressourcen pro Projekt, Sicht auf alle Ressourcen eines Teams, Sicht auf die Ressourcen bezugnehmend auf die wöchentliche Stundenkapazität, etc. Diese Herangehensweise hat sich in der Praxis sehr bewährt. Die zahlreichen Darstellungsmöglichkeiten in Diagrammform, machen es zudem einfach zu erkennen ob, und wie sehr es zu Engpässen bzw. Kapazitätsüberschreitungen kommt.

Aufgaben- und Protokollsystem
Kommunikation und Projektdokumentation in einem

Unter Verwendung des Aufgaben- und Protokollsystems konnte die Zusammenarbeit und Kommunikation der Teammitglieder enorm verbessert werden.

Die Verwendung eines einheitlichen Systems in Zusammenhang mit dem Projektbezug von ProjectWorx macht es im Projektalltag möglich auf Knopfdruck zu ermitteln:

Wer hat wann welche Aufgaben zu erledigen und wie haben sich die Aufgaben im Laufe der Zeit entwickelt/verändert (Protokollierung).

Die Summe an praxisorientierten und arbeitsunterstützenden Features macht für SiliconSoftware das Aufgaben/Ticketsystem unverzichtbar. Diese sind unter anderem:

  • Weiterleitung der Aufgaben von einem Bearbeiter zum nächsten
  • Automatische Information per E-Mail
  • Thematische Verknüpfung der Aufgaben (Teilaufgaben)
  • Verbindung mit dem Zeiterfassungssystem
    (Wie viele gearbeitete Stunden gehen auf welche Aufgaben?)
  • Möglichkeit beliebige Dokumente anzufügen
  • Automatische Protokollierung der einzelnen Aktionen für eine nachvollziehbare Historie der Aufgabe

Als wertvolles Nebenproduckt entsteht durch das Arbeiten mit dem Ticketsystem automatisch eine solide nachvollziehbare Dokumentation des Projekthergangs. Diese stellt für die Projektverantwortlichen von SiliconSoftware, eine wichtige Entscheidungs- und Argumentationsgrundlage dar, die sich schon nach kurzer Zeit sehr bewährte. Das trifft sowohl im betriebsinternen Bereich als auch bei Erklärungsbedarf dem Kunden gegenüber zu.

Individuelle Dashboards – die schnelle (Über)Sicht ins Projekt

Eine zentrale Rolle spielen in ProjectWorx die Dashboards. Wichtige bzw. kritische Projekt-Informationen werden ausgewertet und in einzelnen Dashboards zusammengefasst und optisch übersichtlich dargestellt.

Nach Programmstart erscheint eine Art „Pinnwand“ auf der sich jeder Benutzer seine individuelle Auswahl an verfügbaren Dashboards zusammen- stellt. Diese sieht für einen Projektleiter anders aus, als für ein Teammitglied.

Besonders hilfreich aus der Sicht des Projektleiters ist für SiliconSoftware das Dashboard Nächste Meilensteine (zeigt für die nächste Woche/Monat gesammelt alle Meilensteine der zuständigen Projekte des Projetkleiters an), Ressourcenauslastung für die nächsten 4 KW (zeigt die Auslastung in Wochenstunden pro Projekt und Vorgang für die nächsten 4 Kalenderwochen an) und der  Aufgabenüberblick, da hier sofort die Gesamtmenge und Fälligkeit der Aufgaben ins Auge sticht.

Startseite von ProjectWorx:
Beispiel für eine „Dashboard – Pinnwand“

Reststundenschätzung – einfach aber wirkungsvoll

„Die unkomplizierte Eingabe der Reststundenschätzung pro Vorgang während des laufenden Projekts ist ein Beispiel dafür, warum wir ProjectWorx schätzen. Diese einfache Möglichkeit, unsere Rest-Aufwandsschätzungen laufend anzupassen, hat den Effekt, dass wir mit der Zeit lernen unsere Projekte besser einzuschätzen. Die Vorausschätzungen werden akkurater. Das ist für uns ein großer Nutzen.

Fazit:

„Das Entscheidende war für uns die enorme Transparenz und erhöhte Entscheidungsfähigkeit, die wir in unserem Projektgeschehen durch ProjectWorx gewonnen haben. Wir haben nun stets im Auge:
Welche Projekte haben wir, wie ist der aktuelle Stand und wie passt das mit der Auslastung der Mitarbeiter zusammen. 
Entscheidungen wie z.B. ob und wieviel zusätzliches Personal benötigt wird können wir nun begründen und rechtzeitig Aktionen setzten. Wir wissen ob und in welcher Weise wir die aktuelle Projektlast stemmen können.“

Markus Grebing, Leiter Entwicklung